Poliisin toimistotyö uudistuu

Sormet kannettavan tietokoneen näppäimistölläTyö on muutoksessa. Monilla aloilla osaavista työntekijöistä on pula, ja työnantajat pyrkivät parantamaan työnantajakuvaansa vaikuttaakseen houkuttavilta ja saadakseen parhaat osaajat voimavaroiksi.

Työntekijät puolestaan arvostavat yksityis- ja työelämän yhteen sovittavia työelämän joustoja. Digitalisaatio mahdollistaa työskentelemisen paikasta riippumatta, vaikka kesämökin laiturilta. Toisaalta toimitilakustannukset ovat usein suhteellisesti nopeiten kasvava kustannuserä. Nämä työelämän muutossuunnat ohjaavat myös valtion virastoja uudistamaan toimintatapojaan, hillitsemään kustannusten kasvua ja tehostamaan tilankäyttöä.

Niin myös poliisi uudistaa samassa hengessä vähitellen työskentelytapoja ja toimitiloja. Poliisin toiminnan erityistarpeet huomioiva Poliisin toimitilastrategia ohjaa uudis- ja korjausrakentamista kustannustehokkaamman ja aiempaa toimivamman tilankäytön suuntaan.

Uudenlaisella mallilla poliisi pyrkii saamaan kaikki toimitilat, paikalliset erityisvaatimukset huomioiden, noudattamaan samaa peruskonseptia. Tällä saavutetaan merkittäviä säästöjä muun muassa tilojen suunnittelussa ja rakentamisessa.

Tilatehokkuus on tietenkin veronmaksajien näkökulmasta hyvä, mutta ainakin yhtä tärkeää on työssä jaksaminen, jonka toimivat ja työn tekemistä tukevat turvalliset ja terveelliset toimitilat mahdollistavat.

Tulevaisuuden työ on paikkariippumatonta ja poliisissa se on sitä jo nyt. Poliisissa etätyötä on vapautettu viime vuosina reilusti ja poliisiylijohtaja on eräässä puheenvuorossaan todennut, että uusi etätyöohje on tuonut viraston 2020-luvulle. Etätyö on kilpailuvaltti työnantajapiireissä työmarkkinoilla ja se myös mahdollistaa työn tekemisen pääkaupunkiseudun ulkopuolella.

Poliisissa kannustetaan etätyöhön varsinkin sellaisissa asiantuntijatehtävissä, joissa ei ole merkitystä työpisteen sijainnilla. Poliisille on tärkeää, että henkilöstö voi hyvin ja että henkilöstö pystyy elämään työn ohella täysipainoista yksityiselämää. Kotona työskentely on myös kestävän kehityksen hengessä askel kohti ylimääräisen matkustamisen vähentämistä.

On tietenkin totta, ettei etätyö sovi kaikkiin poliisin tehtäviin. Jos työtehtävänä on esimerkiksi henkilökohtainen asiakaspalvelu, sitä ei voi kotoa käsin tehdä. Poliisin työssä on myös tietoturvallisuuteen liittyviä rajoitteita. Usein ainakin osa toimenkuvasta kuitenkin sopii etänä tehtäväksi.

Etätyö edellyttää myös uudenlaista esimies- ja johtamisosaamista. Etätyöskentelyssä tarvitaan luottamusta esimiehen ja työntekijän välillä, ja valmiutta ottaa tarvittaessa hankaliakin asioita puheeksi, elleivät asiat etätyössä menekään sovitulla tavalla. Useimmiten ihmiset ovat kuitenkin luottamuksen arvoisia.

Esimiehen pitää myös huolehtia, ettei etätyöskentelijä kuormitu etätyössään ja että hän säilyy edelleen työyhteisön täysivaltaisena jäsenenä eikä etäänny kollegoistaan. Poliisissa kokoaikainen etätyö ei olekaan pääsääntöisesti mahdollista.

Eräänä viikonlopun aamuna televisiosta tuli Flinkkilän & Tastulan ohjelma, jossa haastateltiin historian professori Markku Kuismaa hänen kokemuksistaan työelämästä. Kuisman mukaan työelämässä luottamus on vaihtunut keppiin ja kuriin: ohjelman vieraan näkemys työelämän henkisestä ilmastosta oli synkkä ja lohduton. Itse koin tämän työelämäkuvan kovin vieraana, jopa ahdistavana. Erityistä huutia sai avotila.

Myös poliisissa omista toimistohuoneista ollaan luopumassa toimitilauudistusten yhteydessä silloin, kun se on tarkoituksenmukaista. Valtaosa poliisihallinnon työstä siirtyy tulevaisuudessa vyöhykkeistettyyn monitilatoimistoon.

Toimitilan sisäiset vyöhykkeet ja erilaiset työpisteet tuovat vaihtoehtoja paikan valintaan riippuen työtehtävästä, sisällöstä tai vaikkapa päivän fiiliksestä. Tarjolla on esimerkiksi hiljaisia alueita keskittymistä vaativaan työhön, vuorovaikutusalueita keskusteluun ja työkahvila, jossa voi työskentelyn lomassa halutessaan syödä eväitä tai juoda kupin kahvia.

Harvoin kaikki työntekijät ovat yhtä aikaa paikalla toimistolla. Lähes aina osa on kokouksissa, vapaalla tai muualla töissä. Tilojen käyttöä tehostetaan vähentämällä työpisteiden määrää suhteessa henkilöstön kokonaismäärään.

Vaikka tyypillisessä monitilatoimistossa on työpisteitä vähemmän kuin henkilöstöä, on niitä kuitenkin riittävästi ja jokaiseen tarpeeseen löytyy sopiva työpiste. Lisäksi tiloissa on huolehdittu parhaan tietämyksen mukaisesti akustiikasta ja ergonomiasta, ja tilojen on tarkoitus myös miellyttää silmää. Töissä on tarkoitus myös viihtyä!

Tulevaisuudessa työ tulee olemaan nykyistä monimuotoisempaa ja monimutkaistuvat työtehtävät vaativat rajoja ylittävää monialaista yhteistyötä. Monitilatoimistossa valinnan vapaus mahdollistaa sen, että yhdessä työskentelevät hakeutuvat luonnostaan samoille alueille. Monitilatoimistojen todennettuja hyviä puolia ovat yhteistyön sujuvuuden ja yhteisöllisyyden lisääntyminen.

Työympäristön muutos on myös muuta kuin seinien poistumista ja uusia tiloja, se on myös ekoteko. Esimerkiksi nimeämättömien työpisteiden ja yhteiskäyttöisten tilojen myötä säilytystiloja on vähemmän, joka vaatii paperin määrän vähentämistä.

Ensimmäisenä luovutaan ylimääräisen paperin tuottamisesta. Digitalisaatio muuttaa paperin sähköiseksi ja keskitetty sähköinen asiakirjahallinta mahdollistaa sekin osaltaan paikkariippumattoman työskentelyn ja edesauttaa pyrkimyksissä kohti hiilineutraalia Suomea vuonna 2035. Samaan tavoitteeseen pyritään myös vähentämällä toimipisteiden välistä matkustustarvetta videoneuvotteluiden avulla.

Siirryttäessä entistä laajemmin etätyöhön ja monitilatoimistoon, myös johtamiselta ja esimiestyöltä odotetaan uudistumista. Poliisissa on ollut jo ennestään käynnissä valmentavan johtamisen koulutusohjelma, joka antaa esimiehille ja johdolle entistä paremmat valmiudet kannustaa, motivoida ja tukea henkilöstöään.

Paikkariippumattoman työn lisääntyminen edellyttää myös työntekijöiltä uudenlaisia taitoja ja valmiuksia – se tuo vapautta ja mahdollisuuksia yhteen sovittaa työ- ja yksityiselämää, mutta samalla myös vastuuta. Työelämässä painopiste siirtyy myös kohti työn, ajan ja oman työkyvyn hallintaa ja työntekijän itsenäinen vastuu työstä, sen organisoinnista ja tavoitteiden saavuttamisessa korostuu entisestään. Etätyön johtaminen edellyttää yhteisiä käytäntöjä ja ymmärrystä, miten työtä tehdään.

Vaikka siirrytään kohti vapaampaa ja paikkariippumattomampaa työtä, henkilökohtaista kontaktia ja yhteenkuuluvuuden tunnetta muuhun työyhteisöön tarvitaan. Luottamus, arvostus ja merkityksellisyyden tunne työssä syntyvät vuorovaikutuksessa. Poliisin henkilöstöbarometrin tulosten mukaan meidän vahvuuksiamme ovat tärkeäksi koettu työ ja hyvä lähityöyhteisön ilmapiiri. Niistä kannattaa pitää kiinni, vaikka työ muuttuu.

Tulevaisuuden työympäristömme kenties merkittävin ulottuvuus on kuitenkin edelleen mentaalinen. Se miten toimimme uusissa tilanteissa, miltä muuttuva työympäristömme tuntuu, on meistä itsestämme kiinni. Positiivisesti ja uteliaasti muutokseen suhtautumalla pelottavasta tuntemattomasta tulee kiinnostava mahdollisuus.

Tässä, niin kuin monessa muussakin, asenne ratkaisee.

Minna Gråstenin kuva

Minna Gråsten
henkilöstöpäällikkö
Poliisihallitus

10

Heräsikö ajatuksia? Kommentoi: